依据《甘肃农业大学网上商城采购实施细则》规定,经招标采购办公室、计划财务处及国有资产管理处共同协商,并报学校招标采购领导小组同意,学校网上商城采购流程如下:
一、申请:填写《甘肃农业大学采购申报表》。填写内容说明详见申报表备注。本表可进入甘肃农业大学招标采购办公室网页下载。
相关说明:网上商城品目范围内通用商品(原甘肃省省级政府采购协议供货目录商品),必须执行网上商城采购;网上商城品目目录内非通用商品(球类、笔、抽纸等办公日用品)按自愿原则采购。
二、审批:相关职能部门审批通过后执行采购。招标采购办公室依规确定采购方式,计划财务处负责经费审批,国有资产管理处负责审核资产配置情况。
(一)各单位专管员务必及早汇总准备,提早报批。
(二)网上商城协议供货品目采采购务必先申报后采购,超出年度50万限额后,不再受理。5万以下办公消耗品无需报送申报表;非通用类商品(网上超市)购买无需填写申报表,各单位自主购买,无需审批。
(三)科研经费不得购买办公设备;依据《甘肃农业大学通用办公设备和办公家具配置管理办法》第十二条 办公设备和办公家具的经费来源:1.行政单位和直属单位的办公设备和办公家具经费由各单位办公经费列支;2.教学单位(含科研)的办公设备和办公家具经费由日常公用或非税收入经费列支;3.新增单位或部门的办公设备和办公家具经费由学校当年预算专项经费列支。
三、采购实施:申请人通过甘肃政府采购网登陆网上商城(https://gcycloud.cn/gpmall/index.html),选购有关商品,制定商务技术需求,选择采购方式,确认订单、电子合同和发票信息后即可等待供应商供货。
(一)登录:手机号18794802949登录,群里/私信回复动态密码,五分钟之内有效,登陆后自行购买,各单位采购专管员应对具体采购事宜负责。
(二)选购:选购商品可通过品牌、型号筛选,也可通过点击供应商名录进入店铺筛选。
(三)下单:5万元以下通用商品采购,可选直采可选竞价;5-50万元(不含50万)通用商品采购实行网上商城竞价方式采购,不再组织招标。
(四)合同确认:网上商城每一单都有合同,无论金额大小,都会有电子合同、验收单及发票。
建议:1.网上超市(非通用)和协议供货(通用)分开下单。2.采购方确认订单、发送订单后不可取消订单,未发送前可以取消。3.采购急需商品可选择本地供应商也可选择电商。
四、供货验收:网上商城供应商根据订单供货,并送货上门。申请人当场进行验收,验收通过签收电子验收单。若商品破损或与订单不符,可拒绝签收。
五、固定资产入、出库:网上商城采购的商品如达到学校固定资产入账标准,须按照有关规定办理固定资产入、出库手续。
六、合同备案:采购人将网上商城合同送至招标采购办公室,加盖甘肃农业大学采购合同专用章后,进行登记扫描留底备案。合同备案成功1-2个工作日内,系统自动加盖甘肃省财政厅合同备案电子章。各单位可自行进入甘肃政府采购网分散合同专区下载打印,用于报账。
七、付款报销:网上商城采购的资金支付方式为线下支付。申请人完成上述流程后依据计划财务处相关规定进行报账。